Et si le vrai défi des établissements d’enseignement supérieur n’était pas technologique, mais organisationnel ? Pour Brahim Metiba, fondateur de Seira.io, société de conseil spécialisée dans les outils de gestion de la scolarité, l’erreur courante des directions formation est de penser que chaque problème appelle une solution informatique. Or, sans formalisation ni réflexion sur les processus métiers, même les meilleurs logiciels deviennent contre-productifs. Il plaide pour une approche structurée, où l’outil n’est qu’un levier au service d’une organisation repensée.
Brahim Metiba (Seira.io) : “À chaque problème, on pense informatique au lieu de réfléchir à l’organisation”
Décideurs. Pouvez-vous présenter Seira.io ?
Brahim Metiba. Seira est une société de conseil dans le secteur de l’enseignement supérieur. Notre métier est d’accompagner les établissements de formation initiale et continue dans l’ensemble des étapes projets autour de leur outil de scolarité.
Nos services se structurent en trois axes : optimiser les processus métiers ‒ inscription, planification des cours, gestion des admissions, des examens, des stages, etc. ‒, déployer l’outil de gestion de scolarité et accompagner les utilisateurs dans l’appropriation de leur nouvel outil.
À quels constats récurrents arrivez-vous quant à l’organisation des directions formation que vous rencontrez ?
Les processus métiers sont rarement formalisés. Sans formalisation, il est impossible de savoir si un processus est optimal ou pas. Il est simplement possible de déterminer s’il est opérant ou non. L’enjeu, ici, est l’information. Les organisations publient des rapports, répondent à des statistiques et des enquêtes et rendent des comptes à leurs financeurs. L’information doit donc être fiable et disponible immédiatement pour l’ensemble des acteurs qui la manipule.
Quelles sont, selon vous, les pistes d’amélioration qui pourraient rendre leur travail plus aisé ? Est-ce logistique ou managérial ?
Je fais presque systématiquement le constat suivant : les organisations que j’ai en face de moi sont persuadées que la solution à leur problème est d’ordre informatique.
Je me souviens de ce comptable d’un établissement en région parisienne qui évoquait un problème de chèques régulièrement perdus. Il demandait que soit ajouté, dans leur système d’information, une coche “chèque reçu” pour, pensait-il, clarifier le suivi comptable et ainsi tracer les chèques concernés.
En l’invitant à décrire le processus dans lequel ce problème apparaissait – il s’agissait du processus d’inscription administrative –, j’ai découvert que le problème survenait parce que la demande de chèque à l’étudiant pour confirmer son inscription intervenait trop tôt dans le processus global.
Je lui ai montré qu’en revoyant son processus de manière optimale, c’est-à-dire en revoyant l’enchaînement des différentes actions et interactions entre les services de l’établissement, le problème ne se poserait plus.
La technologie peut-elle répondre à ces besoins ?
Une fois les processus correctement définis et optimisés, la technologie peut être efficace. De nombreux outils performants existent sur le marché et peuvent répondre de manière optimale aux problèmes liés aux données.
Lorsque l’harmonisation, une vue globale de l’ensemble des besoins métiers fait défaut, lorsqu’à chaque problème on pense informatique au lieu de réfléchir à l’organisation, le risque est de transformer le système d’information en “usine à gaz”, selon l’expression consacrée.