Cathia Birac (Axel Performance) : Retrouver une gestion du temps efficace pour développer l’entreprise apprenante

Dans les entreprises apprenantes, les collaborateurs s’enrichissent des pratiques des autres, se dégagent du temps pour apprendre, et les compétences individuelles sont mises au service du collectif.

Mais aujourd’hui, l’individuel prend le pas sur le collectif, car un peu partout, le temps est devenu une ressource rare et précieuse. Face à la pression des objectifs et à la multi­plication des sollicitations, le développement des compétences passe souvent au second plan. Chacun croule sous le travail et doit assurer sa partie. Arrive alors le sujet de la charge mentale, car il faut faire toujours plus, le plus vite possible. L’entreprise fait face à la surcharge cognitive : managers et salariés sont sous l’eau, les journées sont pleines, les agendas chargés, les réunions s’enchaînent, les mails s’accumulent… Constamment interrompus, bombardés d’informations pas forcément essentielles, on entend parler chaque jour des mérites d’une nouvelle IA qui vaut le coup d’être regardée de plus près…

Dans ce contexte accru de pression, comment réconcilier gestion du temps et développement des compétences ? Comment retrouver une gestion du temps efficace pour que l’apprentissage ne soit plus perçu comme une contrainte, mais comme un levier de performance et d’épanouissement ? Un véritable enjeu pour les directions Learning qui ne doivent pas simplement ajouter des formations aux agendas déjà saturés, mais bien transformer la manière dont le temps est perçu et utilisé pour mieux intégrer l’apprentissage dans les pratiques de chacun.

Your mind is for having ideas, not for holding them®

La méthode Getting Things Done^® (GTD^®), développée par David Allen, référence mondiale en matière d’organisation personnelle, est la solution pour redonner l’espace nécessaire aux collaborateurs et leur permettre de se libérer l’esprit, de reprendre le contrôle de leur temps, et de faire le choix de se concentrer sur ce qui compte vraiment pour atteindre leurs objectifs au travail et dans la vie.

De nombreuses recherches en sciences sociales et cognitives ont documenté et validé, au cours des quinze dernières années, l’efficacité des principes qui sous-tendent la valeur de la méthode, qui avait vu le jour de manière empirique.

L’un des principaux obstacles à l’apprentissage est l’encombrement mental. Les collaborateurs sont souvent submergés par des pensées du type : "Je dois finir ce projet", "Ne pas oublier de répondre à cet email", "J’ai une réunion dans une heure"… Résultat ? L’esprit est accaparé par l’ensemble des choses dont il doit se souvenir, il ne peut donner libre cours à des pensées créatives ou à de la génération d’idées. Des recherches à l’université du Missouri sur la mémoire de travail ont montré que, peu importe la profession, un être humain ne peut retenir que quatre choses à la fois (plus ou moins deux). Ceux qui ont une mauvaise mémoire n’en retiennent par conséquent que deux, et pour ceux qui ont une bonne mémoire, le chiffre s’élève à six. Et tant qu’une chose n’est pas finie, le cerveau va constamment se la rappeler. Comment alors avoir la tête à se développer et à apprendre quand, en moyenne, un être humain a une bonne centaine d’engagements en cours à un instant donné ?
La seule manière est de se vider l’esprit tout le temps, en capturant les choses quelque part. De noter tout ce qui requiert l’attention à un moment donné – les petites choses, les grandes, de nature personnelle ou professionnelle, peu importe. Le moment de décision quant à l’action éventuelle à prendre viendra par la suite. 

Si capturer c’est bien, capturer dans un endroit fiable, c’est mieux. Et c’est bien là la première étape de la mise en place d’une organisation GTD^® ! Tout le monde utilise des outils de capture (post-its, mails, applications, piles de papier, etc.), le problème est que nous en utilisons trop. Lorsque les boîtes de capture sont trop nombreuses, il est difficile de garder une vue d’ensemble et c’est la mémoire qui va malgré tout prendre le relais pour se souvenir d’un élément. GTD^® va réduire le nombre d’outils de capture pour sélectionner ceux qui vont fonctionner pour nous : un bon outil de capture doit être accessible, facile d’utilisation et fiable.

Se vider la tête et avoir de la visibilité sur l’ensemble des engagements qui ont été pris ne va pas pour autant faire gagner du temps. En fait, même si les journées duraient 25 heures plutôt que 24, il faudrait changer la façon de travailler pour que cette heure supplémentaire gagne de la valeur.

Le problème n’est pas le temps disponible, ni même le nombre de choses à faire, le problème est la manière de s’engager dans le travail et dans la vie.

Les habitudes ont la vie dure… Quoi de plus routinier que l’organisation personnelle au travail ? La plupart des gens commencent leur journée en consultant leurs mails et les réseaux sociaux, cela alimente leurs préoccupations et guide ce qu’ils décident de faire ensuite. Puis arrivent les surprises, les interruptions et toutes les sollicitations non planifiées. Attention à ne pas tomber dans le piège qui serait de penser qu’elles nécessitent une attention immédiate ! Tout ce qui est perçu en dernier devient le plus urgent et le plus pressant. Aussi, pas étonnant qu’en fin de journée, les gens aient repoussé les choses importantes qui comptaient vraiment ! Il est temps de bousculer leurs habitudes, modes de fonctionnement et organisation, il est temps d’adopter de nouvelles pratiques et de gérer la charge de travail autrement. S’appuyer sur une organisation GTD^®, c’est un peu comme "externaliser son cerveau" pour pouvoir décider que faire en fonction du contexte, du temps à notre disposition, de l’énergie qui est la nôtre et du degré de priorité. Commencer sa journée en regardant ses mails, c’est se concentrer sur les nouvelles demandes. Getting Things Done^® nous apprend à commencer la journée en consultant son calendrier et des listes pertinentes de prochaines actions, c’est-à-dire les choses déjà identifiées comme importantes.

La bonne nouvelle est qu’il n’est pas besoin de terminer quelque chose pour soulager la charge cognitive, il faut juste se fier à un plan qui nous assure que les choses vont continuer d’avancer.

Gérer son temps efficacement implique, pour finir, de faire des ajustements en continu, chaque jour, car les priorités évoluent constamment. GTD^® nous apprend aussi à prendre du recul chaque semaine, à l’occasion d’un rendez-vous décisif et non négociable avec nous-mêmes pour nous assurer que nos activités sont alignées avec nos objectifs et aspirations.

Une entreprise qui apprend est une entreprise qui performe. En intégrant la méthode GTD^® et en facilitant l’apprentissage au quotidien, les entreprises peuvent surmonter l’obstacle du temps et bâtir une culture apprenante pérenne et efficace. C’est l’occasion de bâtir un environnement où chacun peut donner le meilleur de lui-même, tout en soutenant les objectifs collectifs.

Cathia Birac, Dirigeante et fondatrice, Axel Performance